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Transporte en centros de día y residencias: obligaciones, rutas y trazabilidad
El transporte de un centro de día es una ruta diaria entre domicilio y centro, con horario tasado y tiempo máximo de trayecto. El de una residencia son traslados puntuales —urgencias, consultas, salidas— sin ruta fija. Ambos comparten una exigencia: registrar quién sale, con quién y cuándo vuelve, en un sistema que impida alterar lo anotado.
¿En qué se diferencia el transporte de un centro de día del de una residencia?
En que no son el mismo problema. Casi toda la documentación comercial del sector los trata como un único cliente —«centros de día y residencias»— y ofrece lo mismo a los dos: rutas, paradas y avisos. Funciona para el primero. Al segundo le resuelve una parte pequeña de lo que necesita.
| Centro de día | Residencia | |
|---|---|---|
| Tipo de desplazamiento | Ruta diaria de ida y vuelta, de lunes a viernes, todo el año | Traslados puntuales: urgencias, consultas, salidas programadas, ingresos y bajas |
| Cuándo se planifica | Una vez, y se repite con ajustes | El mismo día, a veces con minutos de margen |
| Quién espera información | La familia, esperando en el portal de casa | La familia y el propio centro, que debe saber quién no está en el edificio |
| Qué se optimiza | El tiempo que pasa dentro del vehículo la persona más desfavorecida | Que la salida esté prevista, registrada y cerrada al regresar |
| Qué hay que registrar | Hoja de ruta diaria con personas transportadas e incidencias | Registro de entradas y salidas de los usuarios, y de visitas |
| Riesgo que se controla | Retraso, ausencia no avisada, incidencia durante el trayecto | Salida no controlada, persona errante, ausencia no justificada |
¿Qué exige el pliego en un centro de día?
En la red pública madrileña las condiciones del transporte no hay que deducirlas: están tasadas en el apartado V.4 del pliego de prescripciones técnicas del Acuerdo Marco de centros de día. Estas son las que condicionan la operativa, con su cláusula al lado para poder comprobarlas:
| Obligación | Qué exige | Cláusula |
|---|---|---|
| Horario de las rutas | De 8:00 a 10:15 por la mañana y de 17:00 a 18:30 por la tarde, de lunes a viernes no festivos | V.4.2 |
| Tiempo de trayecto | Máximo 30 minutos entre el municipio o distrito y el centro; hasta 45 solo con autorización expresa | III |
| Diseño de la ruta | De manera que «los usuarios pasen el menor tiempo posible» en ella | V.4.2 |
| Lugar de recogida | El portal del edificio, no la puerta de la vivienda, salvo autorización excepcional | V.4.1 |
| Acompañante | Al menos uno por vehículo además del conductor, con categoría de gerocultor y teléfono móvil | V.4.3 |
| Registro del servicio | Hoja de ruta diaria con incidencias, personas transportadas y observaciones | V.4.3 |
| Aviso previo al usuario | Sistema automatizado de llamada diaria, con posibilidad de hablar con el auxiliar sin coste | V.4.3 |
| Aplicación de gestión | Con elementos de seguridad que impidan modificar los datos una vez registrados | VIII.1.9 |
Lo que el Acuerdo Marco de 2026 añade sobre esa base es la posición del vehículo en tiempo real y la información de horarios a la familia. El detalle, en Acuerdo Marco de atención diurna de Madrid; las obligaciones completas del servicio, en qué es el transporte adaptado y qué obligaciones tiene un centro de día.
¿Y en una residencia? Lo que dice el pliego de atención residencial
El pliego de prescripciones técnicas del Acuerdo Marco de atención residencial a personas mayores dependientes de la Comunidad de Madrid —expediente AM 001/2026, 941.857.410,60 € de valor estimado y dos años de vigencia— no dedica ni un apartado al transporte. Es la razón por la que casi nadie mira ahí. Y sin embargo, repartidas por cuatro apartados distintos, impone obligaciones que describen exactamente un registro digital de salidas:
| Obligación | Qué exige | Apartado |
|---|---|---|
| Control de salidas | Adoptar medidas para evitar que abandonen el centro inadvertidamente quienes necesitan el apoyo de un tercero | IV.2.b.5º |
| Registro de entradas y salidas | Anotar en el registro correspondiente todas las entradas y salidas de los usuarios | IV.2.b.6º y V.2.1 |
| Registro de visitas | Anotar las visitas a los residentes | IV.2.b.7º y V.2.1 |
| Protocolo de localización | Protocolo escrito de «localización de residentes, control de errantes y salidas no controladas» | V.2.1, protocolo 21 |
| Protocolo de traslado | Protocolo escrito de traslado a servicios de urgencias | V.2.1, protocolo 19 |
| Integridad del registro | Libros o aplicaciones que garanticen la no modificación posterior a la anotación | V.2.1 |
| Aviso el mismo día | Comunicar a la Consejería, el día en que se produzca, la ausencia no justificada de una persona usuaria | X.3 |
| Coste del traslado sanitario | El traslado y acompañamiento a centros sanitarios no cubiertos por el Sistema de Salud corre a cargo del usuario | IV.3.a.2.10º |
| Traslados entre centros | A instancia de parte, a cargo del usuario; a instancia de la Consejería, a cargo de la residencia | III.4 |
«El adjudicatario deberá adoptar las medidas oportunas para controlar las salidas de los usuarios de la residencia, evitando que puedan abandonarla inadvertidamente, aquellos que requieran del apoyo de un tercero para garantizar su seguridad. Las entradas y salidas de los usuarios del centro se anotarán en el registro correspondiente.»
Y sobre cómo debe llevarse ese registro —y los otros veintidós que enumera el pliego— no hay ambigüedad:
«El adjudicatario deberá utilizar registros formalizados en la realización de las actividades y prestación de los servicios recogidos en el presente pliego, que consistirán en libros de registro o programas informáticos o aplicaciones, que garanticen la no modificación posterior a la anotación.»
Leídas juntas, las obligaciones de la tabla dibujan un flujo muy concreto para cada salida de un residente: quién autoriza, quién acompaña, a qué hora sale, a dónde va, a qué hora vuelve y qué pasó. El día que falta alguien, la diferencia entre una llamada a la Consejería con el registro delante y una llamada reconstruyendo de memoria no es de comodidad; el pliego obliga a hacerla el mismo día.
«Ausencia no justificada de la persona usuaria: cuando se detecte la ausencia en el centro o sus instalaciones anexas, de una persona usuaria que no ha sido comunicada, ni estaba prevista, sin perjuicio de puesta inmediata en conocimiento de las fuerzas del orden público.»
¿Qué tiene que hacer el sistema, entonces?
Una lista de funcionalidades favorece siempre al catálogo más largo. Lo que decide es otra cosa: qué obligación cubre cada capacidad y cómo se comprueba en una demostración de treinta minutos, con datos reales y no con capturas.
| Capacidad | Qué obligación cubre | Cómo se comprueba en la demostración |
|---|---|---|
| Posición del vehículo en tiempo real | Geolocalización y estado de las rutas (Acuerdo Marco de atención diurna) | Pedir que alguien mueva el móvil del conductor y mirar si el mapa se mueve solo, sin recargar la página |
| Fichaje de cada parada con hora | Hoja de ruta diaria, V.4.3 · Registro de entradas y salidas, IV.2.b.6º | Pedir el informe del servicio de ayer, descargado en el momento y tal cual se entrega |
| Aviso automático a la familia | Información de horarios de recogida y regreso a las familias | Verlo en el móvil de una familia, no en una diapositiva; preguntar cuántos toques cuesta |
| Cambiar la ruta sobre la marcha | Ausencias e incorporaciones del día, que el papel resuelve tachando | Pedir que añadan un pasajero a la ruta durante la propia demostración, desde la furgoneta |
| Registro no alterable | V.2.1 (residencias) y VIII.1.9 (centros de día) | Preguntar quién puede cambiar una hora ya fichada, y qué queda registrado cuando lo hace |
| Visibilidad distinta por rol | Minimización de datos (RGPD, art. 5.1.c) | Pedir ver la misma ruta desde tres cuentas: dirección, conductor y familia |
| Exportación de los datos | Recuperación de los datos al terminar el contrato | Preguntar en qué formato salen y si se puede hacer sin pedirlo por correo |
En camino cubre esas siete: la posición la emite el móvil del conductor durante el servicio; cada parada se ficha como recogido, entregado o ausente con su hora; la familia recibe un aviso de proximidad automático por geovalla y la confirmación de recogida y entrega; el conductor puede añadir una parada, quitarla o copiar la ruta de otro día desde la propia furgoneta; cada centro está aislado del resto en la base de datos y cada rol ve solo lo suyo; y el informe de cada servicio se descarga desde el panel.
¿Qué gana cada uno?
| Quién | Qué cambia en su día |
|---|---|
| La dirección del centro | Deja de reconstruir lo que pasó preguntando. Cada servicio tiene su informe con horas e incidencias, disponible el mismo día y utilizable en una inspección, en una reclamación o en la memoria anual |
| Quien coordina el transporte | Ve la flota en el mapa y se entera del retraso mientras ocurre, no al final de la ruta. Y descuelga el teléfono para avisar, en vez de para justificar |
| Recepción | Se acaba la pregunta de las nueve y cuarto. Las familias que quieren saber dónde está la furgoneta lo miran en su móvil |
| Las familias | Un aviso antes de que llegue el vehículo y la confirmación de que su familiar ha llegado al centro, sin instalar ninguna aplicación ni crear una cuenta con contraseña |
| El conductor y el acompañante | La hoja de ruta deja de ser un papel que se rellena a mano y se pasa al ordenador. Se ficha en el móvil que el pliego ya les obliga a llevar |
| La persona usuaria | Menos tiempo esperando en el portal, que es donde ocurren las caídas y donde el frío y el calor se notan |
De los seis, el que más se nota el primer mes es el tercero. Está desarrollado en cómo reducir las llamadas de las familias al centro de día.
¿Hace falta instalar un GPS en cada vehículo?
No, y el propio pliego explica por qué. La cláusula V.4.3 ya obliga a que el acompañante disponga de teléfono móvil para comunicar cualquier incidencia de la ruta, y a que cumplimente la hoja de ruta diaria. El terminal que hace falta para emitir la posición ya viaja en la furgoneta por exigencia contractual, y la persona que tiene que anotar lo que pasa ya lo lleva en la mano.
La diferencia práctica es grande: una baliza sabe dónde está el vehículo pero no quién iba dentro ni qué ocurrió en cada parada, no cubre la hoja de ruta y obliga a instalar y mantener hardware en vehículos que a veces son alquilados o subcontratados. La comparación completa, con los casos en los que la baliza sí tiene sentido, está en móvil del conductor frente a baliza.
¿Cómo encaja esto con la protección de datos?
Geolocalizar el transporte de personas dependientes es un tratamiento de alto riesgo: datos de ubicación, a gran escala, sobre personas vulnerables. El centro es el responsable del tratamiento y el proveedor de software, el encargado. Esa asignación no se negocia: viene de quién decide la finalidad, y la decide el centro.
- Minimización. La familia ve el vehículo que lleva a su familiar, durante el servicio de su familiar. Ni la ruta completa, ni los demás pasajeros, ni el resto del día.
- Caducidad del acceso. Al cerrarse el servicio, el seguimiento deja de estar disponible. No es una opción de la interfaz: es la política que aplica la base de datos.
- Aislamiento entre centros. Cada fila lleva su centro y cada consulta lo comprueba en el servidor, no en el navegador.
- Decisión del centro sobre cuándo se comparte. Se puede configurar que la familia vea la ubicación durante todo el servicio, o solo desde que el conductor avisa de que va hacia su parada.
¿Cuánto se tarda en ponerlo en marcha?
Días, no meses, porque no hay nada que instalar en los vehículos. El trabajo real es cargar pasajeros, direcciones y rutas, y acostumbrar al conductor a fichar las paradas: dos o tres servicios y deja de pensarlo. Frente al plazo de puesta en marcha que suelen conceder estos contratos —del orden de dos meses—, eso permite llegar con el sistema funcionando y con capturas reales para la memoria técnica, en lugar de con una promesa.
El plan día a día está en cómo implantar la geolocalización en una semana.
¿Qué preguntar antes de firmar?
Ocho preguntas que separan a unas opciones de otras. Ninguna se responde con una funcionalidad; todas se responden con un sí o un no incómodo.
- ¿En cuánto tiempo está funcionando de verdad, con la primera ruta real y no con datos de prueba?
- ¿Qué tiene que hacer una familia para ver la ubicación: instalar algo, crear una cuenta, recordar una contraseña?
- ¿Quién puede modificar una hora ya registrada, y qué rastro deja?
- ¿Sirve el informe que genera para responder a una reclamación de hace tres meses?
- ¿Cubre los vehículos subcontratados, o solo los propios?
- ¿Quién es el responsable del tratamiento y quién el encargado, y está firmado?
- ¿En qué formato salen los datos el día que el contrato termine, y cuánto cuesta?
- ¿Funciona igual en la residencia —salidas puntuales— que en el centro de día, o solo entiende de rutas?
Las cinco primeras están desarrolladas, con lo que hay que mirar en cada respuesta, en el checklist para un proveedor de geolocalización. Para situar las opciones del mercado antes de pedir demostraciones, cómo comparar alternativas de software de transporte. Y para saber con qué cifras se está negociando, cuánto cuesta un sistema de geolocalización de rutas.
Preguntas frecuentes
- ¿Sirve el mismo sistema para un centro de día y para una residencia?
- Sirve para el transporte de los dos, pero resuelve problemas distintos. En el centro de día cubre la ruta diaria completa: paradas, horas, avisos y hoja de ruta. En la residencia cubre la trazabilidad de cada salida y regreso, que es lo que exige su pliego, no una ruta fija.
- ¿Se puede ver la furgoneta en tiempo real?
- Sí. El centro ve toda su flota en el mapa mientras hay servicios en curso, y cada familia ve el vehículo que lleva a su familiar. La posición la emite el móvil del conductor cada pocos segundos, sin instalar nada en el vehículo.
- ¿Qué ve exactamente la familia?
- El vehículo que lleva a su familiar mientras dura ese servicio, el aviso de que está a punto de llegar y la confirmación de recogida y entrega. No ve la ruta completa, ni a los demás pasajeros, ni nada fuera del horario del servicio. Al cerrarse, el acceso caduca.
- ¿Se puede modificar la ruta una vez empezada?
- Sí, desde la propia furgoneta. El conductor puede añadir un pasajero que no estaba previsto, quitar una parada que aún no ha atendido o copiar los pasajeros de la ruta de otro día. Las paradas añadidas sobre la marcha quedan marcadas como provisionales en el informe.
- ¿Y las familias que no manejan un móvil?
- Siguen recibiendo una llamada. El conductor tiene los teléfonos de contacto de cada pasajero —varios, y distinguidos por turno de mañana o tarde— y llama con un toque desde la propia parada. El seguimiento en pantalla es un canal más, no el único.
- ¿Vale como prueba en una inspección o en una reclamación?
- Ese es el objetivo del registro. Cada parada queda con su estado, su hora y su posición, y el informe de cada servicio se descarga desde el panel. Los dos pliegos, el de centros de día y el residencial, exigen que el registro no se pueda modificar después de anotado.
- ¿Y si el transporte lo presta una empresa subcontratada?
- La subcontratación no traslada la responsabilidad: el centro sigue respondiendo ante la administración y ante las familias. Conviene que el sistema cubra también esos vehículos, algo sencillo cuando la posición la emite un móvil y no un aparato instalado en la furgoneta.
- ¿Cuánto cuesta?
- Depende del número de rutas y de vehículos, no del número de familias, y se presupuesta por centro. Conviene pedir el precio con las partidas separadas: licencia, alta de datos, formación y soporte. Lo que no debería aparecer es una línea de hardware, porque no hay nada que instalar en los vehículos.
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