Protección de datos
RGPD y geolocalización del transporte de personas mayores: quién responde de qué
En la geolocalización del transporte de un centro de día, el responsable del tratamiento es el centro, porque decide la finalidad y los medios. El proveedor de la plataforma es encargado, y el alojamiento, subencargado. Esa cadena exige un contrato de encargo conforme al artículo 28 del RGPD con cada eslabón.
¿Quién es el responsable del tratamiento?
El centro de día. Es quien decide para qué se tratan los datos —prestar y justificar el transporte— y con qué medios. No lo es el proveedor del software, por mucho que sea quien opera la infraestructura. La distinción importa porque determina quién responde ante la autoridad de control y quién tiene que atender un ejercicio de derechos.
| Figura | Quién | Qué le corresponde |
|---|---|---|
| Responsable | El centro de día | Decide finalidad y medios. Informa a las familias. Mantiene el registro de actividades de tratamiento. Atiende los derechos. |
| Encargado | El proveedor de la plataforma | Trata los datos siguiendo instrucciones del centro. Aplica las medidas técnicas. No usa los datos para nada propio. |
| Subencargado | El proveedor de alojamiento | Aloja la base de datos. Debe estar autorizado por el responsable y sujeto a las mismas obligaciones. |
En un servicio concertado el pliego lo dice sin rodeos, y cierra la tentación de escudarse en el proveedor: la responsabilidad de garantizar que la administración puede verificar la integridad de la información es del adjudicatario aunque el software sea de un tercero.
«La entidad adjudicataria (aun en el supuesto de que un tercero sea el proveedor de la aplicación informática de gestión del servicio) será la responsable de garantizar que la Comunidad de Madrid y, en su caso, la entidad que ésta contrate a tal fin, pueda llevar a cabo tareas de comprobación y verificación de la integridad de la información y de que no ha sido alterada ni manipulada.»
¿Cuál es la base jurídica para geolocalizar el transporte?
Normalmente la ejecución del contrato de prestación del servicio de transporte, o la misión de interés público cuando el servicio está concertado con la administración. La decisión final corresponde al delegado de protección de datos del centro, pero hay una opción que conviene descartar pronto.
El consentimiento no suele ser la base adecuada. Para que un consentimiento sea válido tiene que ser libre, y una persona usuaria no puede negarse al tratamiento sin perder el servicio de transporte que necesita para acudir al centro. Pedir un consentimiento que no se puede rechazar no solo no protege: crea la apariencia de una garantía que no existe.
¿Qué datos hay que tratar realmente? (minimización)
El artículo 5.1.c del RGPD obliga a limitar los datos a lo necesario. En un transporte de centro de día, «necesario» es una lista corta y cada elemento debe poder justificarse:
| Dato | Por qué es necesario |
|---|---|
| Nombre, apellidos y domicilio | Prestar y justificar el transporte |
| Coordenadas del domicilio | Ordenar la ruta y disparar el aviso de proximidad |
| Movilidad reducida o silla de ruedas | Asignar un vehículo adecuado |
| Teléfono de contacto | Resolver incidencias durante el trayecto |
| Rastro GPS del vehículo | Seguimiento en vivo y trazabilidad del servicio |
Y una lista igual de importante de lo que no debe entrar en un sistema de transporte: diagnósticos, grado de dependencia detallado, medicación ni ningún otro dato de salud. Un campo de observaciones libre es la vía habitual por la que acaban colándose; conviene limitarlo y advertirlo en la propia interfaz.
¿Cuánto tiempo se pueden conservar los datos?
El artículo 5.1.e exige limitar el plazo. Conservar «por si acaso» es un incumplimiento, y en la práctica el rastro GPS es el dato con menos vida útil y más capacidad de inferir hábitos. Un reparto razonable:
| Dato | Conservación | Motivo |
|---|---|---|
| Coordenadas GPS | 30 días | Pasado ese plazo ya no resuelve ninguna incidencia |
| Alertas leídas | 180 días | Histórico de incidencias del curso |
| Paradas del servicio | Vida del contrato | Justifican la prestación ante la administración |
| Ficha del pasajero | Baja lógica | Se conserva la trazabilidad sin mantener el dato activo |
| Invitaciones de acceso | 7 días | Vigencia del enlace de alta de una familia |
La purga debe ser automática. Un plazo de conservación que depende de que alguien se acuerde de borrar no es un plazo de conservación.
¿Hay que hacer una evaluación de impacto?
Sí, y no como cautela: por aplicación directa de la lista que la AEPD publica al amparo del artículo 35.4 del RGPD. El criterio práctico de la Agencia es que hará falta una evaluación de impacto cuando el tratamiento reúna dos o más criterios de esa lista. En el transporte geolocalizado de un centro de día concurren al menos tres.
| Criterio de la lista de la AEPD | Por qué concurre aquí |
|---|---|
| Observación, monitorización, supervisión o geolocalización del interesado de forma sistemática y exhaustiva | Se registra la posición del vehículo durante cada servicio, todos los días laborables del año |
| Datos de sujetos vulnerables o en riesgo de exclusión social | La lista cita expresamente a mayores con algún grado de discapacidad y a personas que acceden a servicios sociales |
| Uso de categorías especiales de datos | La condición de persona dependiente y la movilidad reducida rozan el dato de salud del artículo 9 en cuanto se detallan |
| Tratamiento a gran escala | Un Acuerdo Marco con 2.757 plazas convierte lo que parece local en un tratamiento de volumen |
«Tratamientos de datos de sujetos vulnerables o en riesgo de exclusión social, incluyendo datos de menores de 14 años, mayores con algún grado de discapacidad, discapacitados, personas que acceden a servicios sociales y víctimas de violencia de género.»
¿Qué hay que informar a las familias?
Los artículos 12 a 14 obligan a informar antes de empezar a tratar los datos. En este caso, antes de dar acceso a una familia al seguimiento. Lo mínimo: quién es el responsable, qué datos se tratan, con qué finalidad y base jurídica, durante cuánto tiempo y cómo ejercer los derechos.
La aplicación puede ayudar, y conviene que lo haga: explicar en la propia pantalla que el mapa solo está disponible durante el trayecto, y mostrar al conductor un aviso permanente mientras su posición se está emitiendo. La transparencia funciona mejor cuando es visible en el momento, no cuando vive en un documento firmado hace un año.
Preguntas frecuentes
- ¿Necesita el centro hacer una evaluación de impacto?
- Sí. La AEPD considera necesaria una evaluación de impacto cuando concurren dos o más criterios de su lista del artículo 35.4, y aquí concurren al menos tres: geolocalización sistemática, datos de sujetos vulnerables —la lista cita a los mayores con discapacidad— y tratamiento a gran escala. Corresponde al centro como responsable.
- ¿Puede el centro leer los mensajes entre la familia y el conductor?
- Puede supervisarlos, y tiene motivo legítimo para ello, porque responde del servicio. Lo razonable es que esa supervisión sea de solo lectura: el centro ve la conversación pero no puede escribir en ella ni modificarla, y las familias lo saben de antemano por la información previa.
- ¿Los datos pueden alojarse fuera de la Unión Europea?
- Técnicamente sí, pero obligaría a aplicar las garantías del capítulo V del RGPD para transferencias internacionales. Para un servicio sociosanitario financiado con fondos públicos lo sensato es exigir alojamiento en la Unión Europea y evitar el problema en lugar de documentarlo.
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